Organiser sa boîte mail (Pro ou Perso)

Sujet dans 'Trucs & astuces du quotidien' lancé par Nastja, le 23 août 2016.

  1. Nastja

    Nastja
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    What would Joan Holloway do?

    Hello,

    Je suis entrain de me perdre dans mes messages (boîte mail PRO) et même si j'avais essayé de créer des dossiers, au final je me perds encore plus.

    J'ai créé des dossiers selon les sujets. Exemple:
    PROJET A (tous les mails se rapportant au projet A)
    PROJET B (tous les mails se rapportant au projet B)
    Factures
    Administratif
    etc.

    Sauf que souvent dans un même mail les gens (collègues ou externes) m'envoient des infos concernant A et concernant B.
    Egalement, sur le PROJET A y'a un volet en particulier qui est traité, mais il peut y avoir un autre aspect important également et au final je m'y perds.
    Certains mails de PROJET A sont des validations uniquement. Je dois conserver les mails de validation? Je les laisse s'empiler dans le dossier PROJET A?
    Si je crée un sous-dossier Validation, je peux y mettre les mails de validation. Mais souvent, les mails de validation viennent à la suite de plusieurs conversations avec des pièces jointes etc.

    Ensuite les mails type Organisation de réu, ou alors les réponses des gens qui sont en copie? J'en fais quoi?

    Bref si quelqu'un avait une méthode infaillible ça serait top! :d

    Juste pour préciser: je suis sur Outlook2016 (le logiciel, pas Outlook online) et y'a pas vraiment la possibilité de personnaliser aussi bien que sur Gmail avec des tags etc.
     
  2. Estelle B.

    Estelle B.
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    Bonjour @Nastja ,

    Personnellement ma gestion des emails est très simple: je les tag / catégorise et je laisse que je n'ai pas lu dans ma boite de réception. Oui, je classe même ceux auxquels je dois répondre! Pourquoi? Car j'utilise un tableau Excel que je me suis faite sur-mesure et qui me sauve vraiment ma gestion. Je m'explique.

    Ci-dessous tu vois une version simplifiée de mon tableau Excel.
    • Colonne S. (Statut): rouge je dois faire, vert je suis en attente d'une date ou d'une personne (dans ce cas je mets la date à laquelle je souhaite relancer la personne), ce qui renvoi à la colonne suivante:
    • Échéance: ça parle de soit. Si l'échéance est passée ou dû aujourd'hui elle apparaît en jaune fluo (je n'ai rien à faire c'est automatique).
    • !: c'est pour marquer l'importance d'un projet. Je n'ai qu'un niveau de priorité pour me forcer à simplifier.
    • Projet: le nom du projet, facile.
    • Tâche: la tâche détaillée.
    • Référence: et c'est là qu'on arrive à ton sujet! La référence est soit un nom de document, soit un sujet d'email! Donc quand j'ai besoin d'un email particulier / quand je dois agir sur un email, facile, je le vois direct dans mon tableau, je fais un copier / coller de la référence dans Outlook / Gmail et boum je tombe sur le message en question. Ca paraît bête, mais ça me fait gagner un temps fou, je ne cherche plus jamais rien et je peux reprendre n'importe quel projet en quelques secondes.
    [​IMG]
    Bien entendu mon tableau Excel comporte un bouton Macro (que mon conjoint a codé), donc quand je clique dessus ça me tri tout automatiquement par statut puis date puis importance. J'ai testé des tonnes de logiciels et apps et à ce jour aucun n'a réussi à être à la hauteur de ce tableau Excel. En plus je navigue dedans avec les flèches directionnelles de mon clavier (au lieu de cliquer dans un logiciel) et ça aussi ça fait gagner plein de temps!

    J'espère que cela t'aidera!
     
    Nastja a BigUpé ce message
  3. Angy_who

    Angy_who
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    Do what I do. Hold tight and pretend it’s a plan!

    A mon boulot on enregistre sur le serveur les mails correspondant à chaque projet, dans le dossier même du projet, donc pas de problème de doublons.

    Pour le reste j'ai rarement des problèmes de mails concernant deux projets différents. Par contre je classe systématiquement les mails dans des sous-dossiers dans Outlook, et je ne laisse sur la "base" que ceux auxquels je dois répondre, ou qui nécessite que je fasse quelque chose. Ça m'oblige à les avoir sous les yeux et à faire les choses dans l'ordre et rapidement.
     
  4. Nastja

    Nastja
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    What would Joan Holloway do?

    @Estelle B.
    J'ai pas trop compris à quoi servait la macro. Tu as les filtres pour faire le tri non?


    Sinon j'ai le problème des gens qui ne donnent pas d'objet explicite à leurs mails (ex: "docs dont on a parlé hier"). Ouais dans 15jours je saurai plus ce que c'est!

    Et j'ai des mails où l'on me parle de projet A, infos tout ça... Et en dessous ils vont aussi parler de projet B. Du coup ce mail je le classe dans quel sous-dossier?
    Ou bien le mail concerne projet A. Il y a deux ou trois échanges et dans ce même mail quelqu'un va me répondre en parlant de projet B.
    exemple:
    Objet: "Projet A - Étape 12"
    Re: "Projet A - Étape 12"
    Re: Re: "Projet A - Étape 12"
    Re: Re: RE: ""Projet A - Étape 12" --> Corps de texte: Projet B
     
  5. Estelle B.

    Estelle B.
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    Mmh j'avoue que dans ton cas @Nastja c'est plus confus.
    Mais je pense quand même que si tu t'embêtes moins à classer et plutôt à tenir bien à jour ta to do list ça devrait aller. Tu pourrais utiliser un logiciel (Todoist ou Wunderlist par exemple) et du coup tu pourrais copier / coller les objets des différents emails, comme ça tu les retrouve tous vite.
    Sinon la macro est pratique car une fois programmée, tu fais un seul clic et c'est réglé. Les filtres tu as plusieurs clics / étapes à faire. Encore une fois, ça paraît rien mais toutes les secondes additionnées ça fait que je perds peu de temps sur ma gestion de projets.
     
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