Comment trier et ranger les papiers administratifs

[Mamzelle-Twix]

Si il y a bien une chose que j'aime, c'est ranger mes papiers administratifs ! Les classeurs, intercalaires, code couleur, ça me connaît. En plus, pas loin de chez moi, il y a un magasin spécialisé dans ce domaine-là. C'est kiffant de se balader dans les rayons avec tous ces trieurs et classeurs multicolores. J'ai envie de tout acheter.

Sinon, je scanne tous mes papiers importants avec une copie sur un disque dur externe et une sur celui de mon ordi. Idem pour les photocopies papiers. Bref, un article important, il y a des papiers à garder toute la vie et on sait tous que le vie peut nous jouer des tours !

 

[MaryPoppinz]

Perso j'ai des classeurs "archives" (impôts, bulletins de salaires, contrats, banque, etc.) et un trieur avec les mêmes intitulés mais pour les documents les plus récents. Je suis plutôt bordélique, mais AUSSI organisée...

En fait, je fais un tri en 3 étapes (dans le temps lol) :
- la bannette avec pèle-mêle les documents récents (gros fouretout de tout et n'importe quoi)
- un premier archivage dans mon trieur (ce qui me sert à filtrer/trier)
- un second archivage dans des classeurs avec les documents les plus anciens (les trucs vieux trucs que je n'ai plus jamais retouché je crois !)

Donc régulièrement je vide ma bannette, et plus rarement je vide mon trieur, et jamais je ne touche aux classeurs.

Mais je me tâte entre un rangement par année (genre un trieur banque/impôts/médecin/factures etc, par an), et un rangement par type : dans un carton "banque" par exemple, faire des sections par année.
Je pense que la seconde option est la meilleure, mais je me demande comment font les autres ?

 

[Chloé P.]

Mais je me tâte entre un rangement par année (genre un trieur banque/impôts/médecin/factures etc, par an), et un rangement par type : dans un carton "banque" par exemple, faire des sections par année.
Je pense que la seconde option est la meilleure, mais je me demande comment font les autres ?

J'aurais tendance à dire : les deux mon capitaine ! Sous dossiers par type, classés chronologiquement à l'intérieur, ou alors chronologiquement avec un code couleur pour identifier chaque type de papier (genre fiche de paie en rouge, banque en bleu, santé en vert...). Personnellement je n'ai pas d'archives, car je suis #TeamDossiersSuspendus

Mais par contre si tu es dans des classeurs, attention à la conservation des papiers : comme certains commentaires l'ont souligné, les pochettes plastiques peuvent abîmer l'encre (tu sais ce grand fail où les mots restent accrochés à la pochette et le papier ressort tout effacé...) donc pour tes archives : oeillets et trous ou pochettes cartonnées...

Ça répond à ta question ?

 

[Meili_Meili]

En tant qu'archiviste, j'ai aussi envie de réagir ! @Lucieloukim a dit l'essentiel (gros big up pour les disquettes, meilleure exemple des archivistes pour peser dans le game)
Donc pour revenir à nos moutons, le papier a fait ses preuves depuis pas mal de temps ! Par contre, la dématérialisation ... C'est un processus encore en réflexion, on a pas trouvé de format passant les décennies, mais on cherche. Sachez en plus que les images scan peuvent être de très mauvaises qualités et rendre les données illisibles, et la sécurité à l'ère numérique ...
La meilleure solution qu'on a trouvé après un débat avec des collègues, c'est de photocopier et stocker une copie des documents importants (bulletins de paie, acte de propriété...) dans un lieu différent de ton habitation (la maison de tes parents, de vacances, un coffre à la banque, un tronc dans la forêt...). Si cette méthode ne vous emballe pas, sachez qu'en cas de soucis les administrations (si elles ont de bons archivistes bien entendu) seront dans la capacité de vous fournir des duplicatas, les employeurs conservent au minimum 5 ans vos fiches de paie donc n’hésitez pas a faire un petit pointage tous les 3-4 ans pour vous assurer de bien tout avoir et sinon demander un duplicata. Mais attention, c'est un parcours du combattant pour l'obtenir !

Concernant le classement : le divers est à proscrire ! Pour une bonne gestion, inscrivez sur vos pochettes cartonnées le thème, les types de documents et si c'est nécessaire les dates. Après il n'y a pas de meilleures méthodes de classement pour les papiers personnels, mais celle de l'article est la plus adaptée et donne une idée générale du machin-bidule-truc. Mais chacun la sienne. Le principal, c'est de s'y retrouver (et de pouvoir justifier de vos droits).

Cette article me donne envie de rédiger un témoignage sur le métier d'archiviste ! Il est très mal connu, mal considéré alors qu'en vrai, on est trop cool !

 

[MaryPoppinz]

Bon ben... je sais ce qui m'attend alors ! J'avoue que je suis team pochettes plastiques (dans classeurs). Cet été je me fait offrir un chouette bureau avec rangements et tout, donc je vais faire un bon gros tri/re-classement dans-pas-des-pochettes-plastiques. Ca va m'occuper pdt les vacances un peu ... ^^

 

[Valhou]

Puisqu'on en parle....J'aurais besoin de conseils, je vais aider une personne ayant de gros problèmes de vue et de mémoire à trier ses papiers, des astuces/conseils pour optimiser cela pour elle ? =)

 

[Loupit]

@Valhou
Peut être un code couleur genre : Bleu les factures, Vert la santé ...
A décider avec la personne pour que ça lui semble logique. Et sur une feuille écrire en assez lisible les associations.
Et ensuite dans un gros bloc d'archives mettre les pochettes en fonction des couleurs (et si c'est des pochettes en cartons écrire en lisible et gros dessus ce que c'est) comme ça double rappel

 

[Valhou]

@Loupit : Au vue de sa santé une seule pochette ne sera pas suffisante je crois Faudrait au moins faire un classeur avec intercalaires, ça serait peut-être plus pratique que les pochettes même si sur les pochettes on peut vraiment écrire lisiblement le sujet Je verrais avec elle ce qu'elle préfère du coup =)
Pour mes propres papiers je surligne la date ou le chiffre important avec un stabilo, comme ça l’œil est attiré par la couleur vive. C'est déjà pratique pour les personnes voyantes alors les mal voyantes ça doit être bien ! En plus du rangement chronologique bien sûr ^_^

 

[Loupit]

Pour santé (j'en ai pas mal aussi) j'ai fait un gros dossier (le classeur vert) puis dedans par couleur : bleu le matériel, orange les comptes rendus etc
Et j'ai à côté un petit classeur tout plat avec juste les ordonnances encore valable pour savoir quoi prendre à la pharmacie

 

[Valhou]

Pas bête le classeur à ordo (j'ai fais ça aussi quand j'en avais besoin ^_^)